Feedback – so gelingt es, so bereiten Sie sich vor

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Feedback – so gelingt es, so bereiten Sie sich vor

Feedback Regeln

Ich habe sie bereits im letzten Beitrag kurz angesprochen: die Sandwichregel. Diese Feedback Regel erklärt, wie man Kritik so verpackt, dass sie nicht als Frontalangriff verstanden wird. Der Punkt, um den es eigentlich geht, wird wie ein Sandwich zwischen zwei Nettigkeiten verpackt. Die Sandwichregel ist inzwischen zu so etwas wie einem allgemeingültigen Stehsatz in der Kommunikation geworden. In meinen Empfehlungen werden Sie sie allerdings nicht finden. Feedback Regeln

Feedback geben – darauf sollten Sie achten

Ich halte aus verschiedenen Gründen gar nichts von ihr. Der wichtigste aber ist, dass man damit erwachsene Menschen wie Kinder behandelt. Nach dem Motto: vielleicht merkt er oder sie ja nicht, was ich da unterzujubeln versuche. Gehen Sie davon aus, dass diese Taktik entweder sofort durchschaut wird, oder ihr schön verpackter Kritikpunkt tatsächlich von den dicken Sandwichhälften verschluckt wird.Es gibt statt dessen jede Menge wirklich sinnvoller Regeln.

Feedback kann von einer oder mehreren Personen gegeben werden. Schriftlich oder mündlich. Voraussetzung ist eine gute Vorbereitung beider Seiten. Nur so können Sie verhindern, dass das Gespräch – trotz bester Absichten – auf einen unguten Schlagabtausch, mit Angriff und Verteidigung zusteuert.

Ich beschränke mich hier auf das mündliche Feedback. Ich halte es für komplexer, eben weil man leichter Gefahr läuft, in einen ungünstigen Kommunikationsstil zu verfallen. Feedback Regeln

Vorbereitung

Bevor Sie überhaupt überlegen, ein Feedbackgespräch zu planen, sollten Sie Ihre Haltung überprüfen. Warum wollen Sie ein Gespräch initiieren? Förderung der Mitarbeiter oder Ausräumen von Mißverständnissen sind gute Gründe. Mal so richtig Dampf ablassen, ein ganz, ganz schlechter Grund. Da können Sie die Regeln noch so gewissenhaft anwenden – Sie werden kein gutes Gespräch führen.

Legen Sie das Ziel fest. Denn danach richtet sich der Inhalt. Selbst wenn Sie mehrere Gründe sehen – Herr XY hat z.B. gerade große Motiavationprobleme, kommt im Team nicht gut an, scheint in einem ständigen Zweikampf mit Ihnen zu liegen und hat die letzte Präsentation versemmelt – sollten Sie sich auf eine verdaubare Menge konzentrieren. Sonst überfordern Sie Herrn XY und erreichen damit das genaue Gegenteil. Möglicherweise können Sie die verschiedenen Bereiche kurz benennen und seine Einschätzung dazu erfragen. Beschränken Sie sich aber im Gespräch auf die zwei wichtigsten Themen.

Der Feebacknehmer sollte eine formelle Einladung bekommen. Es ist ja nicht nur ein Gespräch zwischen Tür und Angel. Es geht um was und Sie investieren Zeit und Mühe. Also lassen Sie das Ihr Gegenüber auch wissen. Achten Sie besonders darauf, dass Ihre wohlwollende Absicht klar wird. Ihr Gesprächspartner soll sich sicher fühlen, wenn er oder sie sich mit Ihnen an einen Tisch setzt. Machen Sie deutlich, dass Sie auf seiner/ihrer Seite sind und das Gespräch zur Unterstützung führen. Definieren Sie klar, welche Vorbereitungen Sie sich von seiner/ihrer Seite wünschen und räumen Sie genug Zeit dafür ein. Legen Sie unmißverständlich fest, dass Sie der Feedbackgeber sind. Die Rollen müssen klar sein, sonst enden Sie womöglich in einem unerfreulichen Hin- und Her.

Lassen Sie nicht zuviel Zeit verstreichen. Je näher das Gespräch (oder zumindest die Einladung) an dem auslösenden Ereignis liegt, desto besser. Widerstehen Sie der Versuchung, Vorfälle aus dem Pleistozän hervorzukramen. Feedback Regeln

Das Gespräch

Ein Feedbackgespräch besteht aus drei Säulen (WWW)

  1. Beobachtung teilen (beobachtetes Verhalten) -> Wahrnehmung
  2. Bedeutung des Verhaltens erklären (was bedeutet es für das Projekt; für die Stimmung im Team; für mich als Person; für das Unternehmen) -> Wirkung
  3. Welches Verhalten könnte aus meiner Sicht/Teamsicht/Unternehmenssicht die Zusammenarbeit verbessern -> Wunsch Feedback Regeln

Tipps für ein respektvolles Feedback.

  • Beschreiben statt werten
    Beschreiben Sie einen konkreten Vorfall und Ihre Reaktion. Werten Sie nicht und interpretieren Sie nicht.
    Statt: “Bei der letzten Teamsitzung haben Sie nur auf Ihrem Block herumgekritztelt. Es interessiert Sie anscheinend nicht, was Ihre Kollegen zu sagen haben.”
    Besser: “Bei der letzten Teamsitzung haben Sie sich gar nicht zu Wort gemeldet. Ihre Kollegen haben immer wieder auf eine Reaktion von Ihnen gewartet. Ich habe beobachtet, dass Sie viel geschrieben haben.”
  • Begrenzen
    Begrenzen Sie Ihr Feedback auf bestimmte Verhaltensweisen oder konkrete Situationen. Stellen Sie nicht die ganze Person in Frage.
  • Machbar und brauchbar
    Beschränken Sie sich auf Verhaltensweisen, die der andere ändern kann und die für Sie und Ihr Team von Belang sind. Es ist wichtig, dass Ihr Gegenüber versteht, dass eine Änderung auch ihm oder ihr Vorteile bringt. Bleiben Sie im beruflichen Kontext. Was Sie vielleicht als Privatperson stört, gehört nicht in ein berufliches Feedback.
  • Reaktion
    Beobachten Sie Ihr Gegenüber. Bedenken Sie dabei, dass der andere sich gerade in einer verletztlichen Position befindet und auf Ihren professionellen und sensiblen Umgang damit hofft. Die Reaktionen Ihres Gesprächspartners sind wichtige Informationen und ermöglichen es Ihnen, sich auch selbst zu korrigieren. Sprechen Sie Ihre Beobachtungen ruhig an. So entgehen Sie der Versuchung zu interpretieren.
  • Ich statt Du
    Ein Klassiker, der einem viele Fehlformulierungen erspart und dabei ganz einfach zu befolgen: die Ich-Botschaft.
    Statt: “Sie haben das ganze Team mit Ihrer Präsentation blamiert.”
    Besser: “Die Reaktion der Unternehmensleitung am Ende der Präsentation war für mich sehr unangenehm.” Feedback Regeln

Feedback nehmen

Auch die Empfangsseite sollte sich auf das Gespräch vorbereiten. Vor allem die Einstellung sollte ehrlich überprüft werden.

  • bin ich offen für Kritik?
  • sehe ich das Feedback als Chance zur Weiterentwicklung?
  • habe ich Vertrauen in mein Gegenüber?
  • erkenne ich den Mut meines Gegenübers an, ehrlich mit mir zu sein?
  • verstehe ich, dass es nicht um meine Person geht, sondern um meine Handlungen?

Wenn Sie diese Fragen bejahen können, dann haben Sie eine gute Voraussetzung. Wenn Sie noch die folgenden Punkte beherzigen (was schon an sich eine Herausforderung sein kann), dann können Sie aus dem Gespräch den vollen Nutzen ziehen.

  1. Aussprechen lassen
  2. Keine Verteidigungsposition einnehmen (zur Erinnerung: es geht um Ihre Handlungen, nicht um Ihre Person)
  3. Nachfragen nur bei Unklarheiten
  4. Keine Beschuldigungen des Feedbackgebers oder nicht anwesender Personen
  5. deutlich machen, wenn es zuviel wird
  6. eventuell Rückmeldung an den Feedbackgeber nach einiger Zeit

Als Feedbackgeber können Sie die Regeln vorher verbindlich festlegen. Damit gehen beide Seiten eine Verpflichtung ein, an die sie sich dann im Gespräch gegenseitig erinnern können.  Feedback Regeln

 

Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung, BcEE – ist Geschäftsführer und Senior Trainer bei Askeljung Associates und immediate effects Ltd., Certified Facilitator und Partner von Consensus in NY, und Leitet Consensus Österreich und Deutschland. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von WdF. Er war früher u.a. als Managing Director von Microsoft MSN in Österreich und Geschäftsbereichsleiter von Ericsson Data CEE in Wien tätig. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder.

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